Djump! Diensten

Hotseats

De Hotseat is een interactieve methode om snel vraagstukken, met oplossingssuggesties, knelpunten en randvoorwaarden te bespreken.
Om daarna gezamenlijk deze oplossingssuggesties te prioriteren tot actiepunten.

Aan de orde komen:
Groep (grootte en samenstelling)
Interne medewerker(s) inzetten
Gelijktijdig meerdere groepen (bv. studie-, management- of personeelsdag).
De werking van Hotseats
Voorbeelden waarbij Hotseats kan worden ingezet
Kortom ...!

De grootte van de groep is wisselend.

De "standaard" groepen bestaan minimaal uit 4 en maximaal uit ca. 12 personen.
Bij sommige onderwerpen kan gewerkt worden met een actieve binnenring tot maximaal 12 deelnemers en een buitenring van ca. 15 deelnemers.
Bij onderwerpen waar mogelijk b.v. spanningen in samenwerking worden bekeken, is een maximale groepsgrootte van ca. 8 raadzaam.
Van belang is dat vooraf overleg is met de organisatie over de verslaglegging van alles wat gezegd wordt. Het kan goed zijn iemand per groep, direct de oplossings-suggesties per categorie te laten opschrijven op flappen.

Interne medewerker(s) inzetten.

Afhankelijk van het onderwerp dat in de Hotseat aan de orde komt, kan gekeken worden of intern medewerkers die gewend zijn met groepen om te gaan worden gevraagd en kort worden getraind om (een aantal) Hotseats te begeleiden of dat externe facilitators worden ingeschakeld. Djump! beschikt over een netwerk van een aantal ervaren Hotseatfacilitators.

Gelijktijdig meerdere groepen.

Er kunnen vele groepen gelijktijdig naast elkaar in dezelfde c.q. verschillende ruimtes draaien, zodat de methode zeer geschikt is als invulling voor b.v. een studiedag, heidag, managementdag, stakeholdersbijeenkomst, personeelsbijeenkomst, visieontwikkelingsproces, afdelingsdag et cetera.

De werking van Hotseats.

Van belang is dat de Hotseat niet werkt op basis van uitgebreid beleid of onderzoek. Het is een socratische manier om een proces een nieuwe impuls te geven of op gang te brengen. Voorafgaand aan de Hotseat of Hotseats wordt input gegeven aan de groep over de stand van zaken op het onderwerp in de organisatie. Bij voorkeur gebeurt dit door het ‘’boegbeeld’’ van de organisatie of het ‘’boegbeeld’’ op dat onderwerp. Dit heeft een aantal voordelen: De leider laat zien leider te zijn op dat onderwerp en op procesniveau en ruimte te geven aan de betrokkenen om echt inbreng te hebben. Hij/zij neemt de mensen heel serieus en geeft aan als coach het proces te willen faciliteren en inspireren. Daarnaast geeft het verbondenheid aan met de uitkomsten van het proces. Er kan doorgaans nooit een echte garantie vooraf voor uitvoering van de geprioriteerde actiepunten worden gegeven, maar wel een serieus nemen op procesniveau van deze uitkomsten en onderzoeken wat de mogelijkheden van implementatie daarvan zijn. Daarnaast kan de leider zich uitspreken over de terugkoppeling aan de betrokkenen over het vervolg op procesniveau, b.v. via de interne en eventueel externe communicatiemiddelen.

Groot voordeel van de Hotseat is dat er strakke spelregels zijn die helderheid in het proces geven. De Hotseat werkt op basis van vrijwilligheid, waarbij diegene die in de Hotseat plaats neemt eerst ongestoorde een x-aantal minuten vrije spreektijd krijgt om op een vraagstelling in te gaan. Daarna krijgt de groep vastgestelde tijd om door te vragen op wat is aangegeven, zonder waardeoordelen te geven of met eigen voorbeelden/invalshoeken te komen. Dit genereert een zeer intensief, effectief en respectvol proces. Per persoon die in de Hotseat zit, wordt tussen de 10 en 15 minuten tijd gereserveerd. Gebruik van een stopwatch garandeert dat het proces niet uitloopt.

Voorbeelden voor gebruik van Hotseats.

De Hotseat is b.v. geschikt om:

- Met een groep mensen intensief te bespreken welke kernwaarden men wil opnemen in missie en visie.
- Bekijken welke onderwerpen de meeste prioriteit verdienen in beleids- en activiteitenplanningen en wat de randvoorwaarden zijn om deze onderwerpen succesvol te kunnen oppakken.
- Bekijken hoe innovatie inhoud gegeven kan worden.
- Externe profilering van de organisatie en externe samenwerking op de kaart zetten.
- Onderlinge interne samenwerking in een afdeling en/of over afdelingen heen verbeteren door na te gaan waar de een, functioneel gezien, hinder heeft van de effecten van het handelen van een ander en wat daar oplossingssuggesties voor zijn. Goede handhaving van de spelregels en ervaren procesbegeleiding garandeert hierbij dat objectief, functioneel en respectvol met elkaar wordt omgegaan. Deze aanpak kan bijzonder effectief zijn als organisaties b.v. fuseren en organisaties/afdelingen samengaan of als er reorganisaties hebben of gaan plaatsvinden. Na de hardere reorganisatie is het vaak heel erg gewenst om naar de mensen in de nieuwe situatie te kijken en hen een podium te geven om in te gaan op de effecten van en mogelijke verbeterpunten op de veranderingen in hun eigen werksituaties. Doordat de mensen over hun situatie, en mogelijk ook ‘’oud zeer’’ kunnen spreken ontstaat weer nieuwe ruimte in het denken en handelen. Van belang is dat de voorbeelden die in de Hotseat zijn niet ouder zijn dan drie maanden.
- Samenwerking in de keten van de organisatie bespreken met stakeholders, zowel met leveranciers, politici, overheidsvertegenwoordigers, afnemers et cetera met als doel om effectiviteit en aansluiting te vergroten.
- Vercommercialisering van not for profit organisaties inhoud geven. Bezien welke drijfveren er in de organisatie zijn om (nog meer) aan de slag te gaan met Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en daar vervolgens geprioriteerde acties op ondernemen.

Kortom

De Hotseat is een methode die in relatief korte tijd de mensen op het puntje van hun stoel laat zitten en betrokkenheid, veel resultaat, intensiteit en vaak ook plezier genereert! Uiteraard is iedere Hotseat maatwerk. Wilt u meer weten over een toepassing van de Hotseat in uw organisatie? Gebruik om nadere informatie te vragen het informatie-formulier.